無論是進口或出口拼箱貨物，從總的流程上均可分為以下三種流程：貨物流，指貨物從生產(chǎn)倉庫經(jīng)過各種運輸環(huán)節(jié)最終到達收貨人的倉庫或工廠；資金流，指貨物從運輸?shù)钠瘘c到終點所發(fā)生的各種費用，包括貨款，陸運費、海運費、倉儲費、港雜費等；信息流，指反映貨物在不同運輸階段所處的內(nèi)在質(zhì)量和外包裝及位移所產(chǎn)生的各種變化。在信息流中，單證的傳遞是很重要的一個方面。
進出口拼箱貨運單證在其整個傳遞過程中有三個重要階段，一、出口報關，訂艙階段；二、cfs接貨、裝箱及集港裝船階段；三、貨物離港及到目的港，通關、提貨階段。
一、出口報關，訂艙階段
主要單證有：1．訂艙委托書；2．報關委托書(貨主自報關可省略)；3．報關單；4．商業(yè)發(fā)票；5．裝箱單、重量單；6．出口許可證；7．商檢證；8．產(chǎn)地證明書；9．保險單；10．出口拼箱貨物裝箱準單及其它相關單據(jù)。用其確定該票貨物的如下屬性：
(一)物理屬性：1．品名；2．毛重；3．體積；4．件數(shù)與包裝；5．標記和號碼。
(二)運輸屬性：1．發(fā)貨人；2．收貨人；3．通知人；4．船名、航次；5．裝貨港；6．卸貨港；7．目的地；8.運輸交接方式；9．運費支付方式。
(三)法律屬性：1．是否符合出口國有關法律規(guī)定；2．是否符合進口國有關法律規(guī)定；3．海關是否已同意出口放行。
拼箱公司作為承運方接貨承運，首先要注意該票貨的報關單據(jù)和委托書是否相符，是否一票一單；其次還要及時核對艙位配載情況，確保該票貨物按發(fā)貨人要求的航班及時間配載，最后通知cfs做好接貨準備。此時單證及相關信息的準確無誤十分關鍵，如發(fā)生問題要及時通知發(fā)貨人及相關部門。發(fā)貨人最好選擇有自己出口拼箱貨物裝箱準單及cfs的專業(yè)拼箱公司來代理出口運輸業(yè)務，如一時找不到該公司的準單，事后一定要告之該公司在準單的第四聯(lián)加蓋該拼箱公司的簽單章。
二、cfs接貨、裝箱及集港裝船階段
1． 此階段除報關時的重要單證外，拼箱公司還要繕制裝貨單以備二次報關使用。該裝貨單的場站收據(jù)副本、場站收據(jù)副本大副聯(lián)、場站收據(jù)、海關副本、港口費收結算聯(lián)不可遺漏。裝貨單的發(fā)貨人需填拼箱公司，收貨人需填拼箱公司在目的港或轉(zhuǎn)口港的代理，還應將該批箱貨的所有裝箱準單號、標記和號碼、件數(shù)與包裝、品名、毛重、體積等相關數(shù)據(jù)依次填寫清楚。
2． 此階段不但要進一步核實報關單據(jù)與委托書之間是否相符，而且要核實單貨之間是否相符，做到萬無一失。
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