1. 委托
貨物委托書上需注明發貨人 、 收貨人 、 目的地 、 預配航班日及航空公司 、 目的地 、 件數 、重量、體積以及運價。 ( 是托盤貨物的話，需提供托盤的長、寬、高尺寸。因貨機的托盤尺寸，所有板長度不能大于 3.08m ，低板的高度不能超過 1.6m ，中板的高度不能超過 2.4m ，高板的高度不能超過 2.9m ， 所有板寬度不能超過 2.3m ， 若超過以上尺寸 ， 只能申請特殊板20 英寸板，相當于兩塊高板的大小， 20 英寸板不能裝在客機里，只能裝在貨機里。若到目
的港頭程是貨機 ， 二程及三程是客機的話 ， 需用 20 英寸板的貨物還是不能轉運 ， 如去南美 、非洲很多飛機二程都是客機，不能轉運特大貨物。
2. 單證
報關資料需有 a: 報關單（必須提供 ） ， b: 核銷單（必須提供 ） ， c: 報關委托書（必須提供 ） d: 發票 invoice （ 必須提供 ） e: 裝箱單 packinglist （ 必須提供 ） f: 換單憑證 / 電子轉單信息（有的商品出口需中國商品質量檢驗檢閱處查證的商品質量合格證明，根據是否需要再提供 ） g: 許可證書 （ 出口貨物有配額限制的要提供 ） h: 其他根據需要提供 （ 若貨物是化工品的 ，報關還要提供化工品情況說明及藥典證明 ， 化工品情況說明是主要說明化工品成份的 ， 藥典證明是說明此化工品是在藥典里記錄在冊的 ） 。
3. 定倉
配第二天的飛機一般要求貨單最遲在當天下午 2 點以前必須到達機場 ， 因為海關一般要求在下午 2 ： 30 點以前必須把報關信息預錄到海關電腦系統里 。 當天報關 ， 當天下午的飛機 ，通常叫做現場 ， 做現場的貨物一般要求上午 9 點左右貨單送入機場 ， 因為上午報好關后要配下午的飛機，晚上 9 點以后的飛機貨最遲在下午 1 點左右貨單送到機場。特別急的貨物 ， 為了配上最快的航班 ， 在單已到機場時 ， 貨物還未入倉庫 ， 可先去報關 ， 這種做法叫做預報關 ，預報關是按客戶報過來的重量打在提單上去報的 ， 所以要求報過來的重量與實際進倉庫的重量誤差率控制在 3 ％以內，誤差太大會影響交貨及核銷。預報關的貨物必須在飛機起飛前 6小時送入倉庫。貨入倉庫后我司操作把客人實際到倉庫后秤出來的重量與體積報給客人確認 ， 客人有要求的 ， 可傳真倉庫入庫單給客人 。 單證到機場辦后 ， 機場辦可審核客人提供的報關單證內容是否準確 ， 齊全 。 如有不對 、 不齊的地方要及時告知客人補過來 ， 重要單據不齊的話還要客人重新寄過來，這樣會影響客人預定的航班，原定的航班會延后。
4. 安檢
報好關后 ， 由倉庫拉好載貨清單進行交接 ， 交接前先需進行簽單 。 海關蓋過放行章的報關整套資料及總運單交東航物流處或貨站先簽單 ， 簽單是指物流處或貨站的人確認一下貨物的報關單及總運單書面信息 ， 并簽字 。 化工品需提供化工品檢定書或 dgn 報告 ， 化工品檢定書或 dgn 報告是化工研究院出具此化工品符合航空出貨要求的證書 。 主要是指該貨物對航空運輸無危害性、無毒、非易爆易燃的，并符合包裝要求的。不符合要求的屬危險品 ， 危險品是專門按危險品的運價及出貨方式出貨的 。 現在航空公司對液體一般是禁運的 ， 因為液體易燃及泄漏的。化工品還要求公司提供情況說明和非危證明，情況說明是由報關單上的經營單位出具的 ， 寫明此貨物物理化學性質及沒有危險性 ， 若有危險性要承擔一切法律責任的說明 ， 并加蓋公章（情況說明是報關時和單證一起報關用的 ） ，非危證明是由化工品鑒定書上的生產單位加蓋好公章后和貨物一起去簽單時和化工品鑒定書提供給東航物流處或貨站的簽單人員。
簽好單貨物會進行海關的二次放行，即海關所申報的貨物在安檢前需進行查驗 。 （每票貨物都有查驗概率 ， 大約為 1 ％－ 3 ％ ， 其中 1 ％為布控查驗 ， 3 ％為人工查驗 ） 。 布控查驗是指海關通關時電腦隨機查驗貨物 ， 人工查驗是指在安檢前的卡口處 ， 海關人員會按一定的機率來抽查貨物 。 貨物查驗無誤海關人員就會放行該貨物 （ 貨物查驗有費用 ， 有統一的收費標準 ） 。貨物如和申報不一致的，海關就會扣貨，之后會進行處理 。 （正常查驗不會影響貨物交接）貨物查驗完畢，進行安檢及正常交接，安檢就像你去座飛機，你的行李需過機器安檢 。貨物一般要求在飛機起飛前 5 小時過安檢機并送入機場物流庫 （ 停機坪 ） 或貨站 （ 停機坪 ） 。進行正常的打板或裝箱，之后貨物同飛機按預定時間起飛。
5. 打板
低板限量 4.5t(4500kg) 限體積 12m3 （航空公司算板重的最低重量不知）中板限量 4.8t 或 6t(4800kg 或 6000kg) 限體積 14--15m3 （航空公司算板重的最低重量不知）高板限量 6.5t(6500kg) 限體積 18m3 （航空公司算板重的最低重量不知）箱子重量在 800 — 1300kg 限體積 3m3一塊板上，一般是重貨與拋貨裝在一起的，這樣可吃拋。
比方說有二票貨裝在一塊低板上，一票是 1500kg/2m3 ，另一票是 1000kg/10cbm ， 那么這 2 票貨裝在一塊板就吃掉拋了 。 不吃拋或吃不了拋是因為板上拋貨多 ， 重貨少 。 還有像漢莎 ， 芬蘭航空等是貨是散貨交接的 ， 貨是有航空公司來裝板的 ， 航空公司對每一票貨都秤重量 ， 量體積的 ， 是無法吃拋的 。 有時會碰到這樣的情況 ， 飛機上我們是訂好艙位的 ， 由于飛機要講究平衡才能起飛，板太重或太輕會給拉下來，配不上預定的航班。
6. 隨機
有的貨物客人要求隨機發票 、 裝箱單 、 產地證 （ 證明貨物原產地的 ） 、 熏蒸證明 ( 證明木質包裝是不會生蟲的 ) 等，是提供給國外客人清關用的。產地證，熏蒸證明一般要求客人用快件寄給收貨人 ， 客人一定要求隨機的需出具書面包涵 （ 內容大致是如發生遺失 ， 責任客人自負 ） 因為做隨機容易遺失 ， 發票 、 裝箱單弄丟了 ， 補個復印件可清關 ， 但產地證 ， 熏蒸證明，一定要正本才可清關，所以弄丟了較麻煩。出代理的貨物一般要求附上分運單。
7. 運單（總運單 / 分單）
a 。 總運單一般一式十二份 ， 總運單是一級貨運代理公司向航空公司領取的 ， 由一級貨運代理公司根據托書內容及到貨數據打印的。總運單的第一聯出貨聯（ shipper ）給出貨人 ，第一聯可以空白不打 ， 有一聯是財務聯是留給起始港航空公司的 ， 作為航空公司與一代結算運費用的依據 ， 其他很多聯 （ 包括收貨聯 consignee ， 國外清關用的 ） 是隨飛機去目的港的 ，如出總運單，目的港海關憑總運單清關。
b 。出分運單
出具分單的空運貨物肯定是貨運代理公司的貨 ， 很多為同行貨 ， 航空公司主單上的收貨人一般都是貨運代理公司的海外代理公司。
客人會提供分運單叫我們做隨機 ， 我們銷售員接來的直客貨 ， 一般我們有代理的 ， 我們都可出分運單 ， 我司出分運單時 ， 總運單上打的發貨人是力拓公司 ， 收貨人打的是我們海外代理公司 ， 貨到了國外后 ， 航空公司會發到貨通知給我們海外代理 。 分運單上打的發貨人是客人托上的實際發貨人，收貨人也是客人托書上的實際收貨人，分運單與總運單也一起隨機 ， 海外代理拿到分運單后會按分運單上的收貨人或通知人聯系目的港客人，一般情況 , 收貨人就
是通知人，出分運單的，海外客人憑分運單去清關。
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